In breve
- Le cose da portare dentro senza errori sono poche: anagrafiche con i consensi, pacchetti in corso, rate da incassare e buoni non ancora usati.
- Lo storico di dieci anni si può lasciare dove sta, in un archivio da consultare: non serve a lavorare lunedì.
- Dopo l’importazione si controlla un numero solo: il totale delle sedute già pagate e non ancora fatte deve coincidere con quello di prima.
Che tu parta da un quaderno, da un foglio Excel o da un altro gestionale, il passaggio si fa in un giorno solo se prima hai deciso cosa portare. L’errore comune è provare a trasferire tutto — ogni trattamento degli ultimi dieci anni, ogni nota — e arrivare al giorno del cambio con un archivio a metà e i pacchetti ancora sulla carta.
In un centro estetico c’è in più una cosa delicata: le clienti hanno già pagato lavoro che devi ancora fare. Un pacchetto perso nel passaggio non è un dato mancante, è una discussione alla reception con una persona che ha ragione. Questa guida mette in ordine i passi perché non succeda.
01Cosa portare e cosa lasciare
| Dato | Si porta? | Come |
|---|---|---|
| Anagrafica delle clienti (nome, telefono, email, data di nascita) | Sì | Da file Excel o CSV, con una colonna per campo |
| Consensi privacy e marketing | Sì | Con la data in cui sono stati dati; se non la conosci, vanno rifirmati |
| Pacchetti in corso | Sì, uno per uno | Trattamento, sedute totali, sedute fatte, scadenza |
| Rate e acconti da incassare | Sì | Importo e scadenza di ogni rata residua |
| Buoni regalo non riscattati | Sì | Codice, importo residuo o trattamento, scadenza |
| Anamnesi | Sì, ma con cura | Riportata dalla scheda firmata o, meglio, rifirmata alla prima visita |
| Listino, prodotti, fornitori | Sì | Il listino conviene rifarlo, i prodotti si importano |
| Storico di tutti i trattamenti degli anni passati | Di solito no | Resta nel vecchio archivio, consultabile |
02Preparare i file prima del giorno del cambio
- 1
Esporta dal vecchio sistema
Quasi tutti i gestionali esportano in Excel o CSV. Se il vecchio programma non lo permette, chiedilo per iscritto al fornitore: i dati sono tuoi.
- 2
Pulisci l’elenco clienti
Doppioni, numeri senza prefisso, clienti senza telefono né email. Mezz’ora di pulizia prima vale ore di correzioni dopo.
- 3
Fai l’elenco dei pacchetti aperti
Una riga per pacchetto: cliente, trattamento, sedute pagate, sedute fatte, rate residue, scadenza. Se sono sul quaderno, questo è il momento di ricontarli.
- 4
Fai l’elenco dei buoni
Codice, a chi è stato venduto, residuo, scadenza. Anche quelli in un cassetto.
- 5
Somma le sedute residue
Il numero totale di sedute pagate e non fatte, e il loro valore. È il numero di controllo per dopo.
Chi parte dalla carta ha un vantaggio inatteso: rifare l’elenco dei pacchetti a mano costringe a riguardarli uno per uno, e quasi sempre emergono pacchetti scaduti da mesi, sedute segnate due volte o rate mai incassate. Meglio scoprirlo prima del passaggio che al bancone.
03Il giorno del passaggio e le settimane dopo
- 1
Scegli un giorno tranquillo
Un lunedì o il giorno di chiusura, non un venerdì prima delle feste.
- 2
Importa clienti e prodotti
Controlla le righe scartate: un buon programma ti dice quali e perché, così correggi solo quelle.
- 3
Ricrea i pacchetti in corso
Sulla scheda di ogni cliente, con le sedute già fatte e le rate residue. È il lavoro più lento: dividilo fra le colleghe.
- 4
Inserisci le prenotazioni future
Tutte quelle già fissate, con cabina e apparecchio. Da questo momento l’agenda di carta non si usa più per prenotare.
- 5
Tieni la carta come riserva per due settimane
Consultabile, non aggiornata. Se qualcosa non torna, si confronta.
- Formazione: ogni collega deve saper fare da sola quattro cose — fissare, spostare, concludere un trattamento scalando il pacchetto, incassare. Il resto si impara dopo.
- Un riferimento interno: una persona del centro che conosce il programma meglio delle altre e a cui si chiede prima di chiamare l’assistenza.
- Le clienti: alla prima visita dopo il passaggio si chiede di verificare il numero di telefono e di firmare i consensi sul tablet. Due minuti, una volta sola.
04I controlli dopo l’importazione
Debito di sedute dopo = Debito di sedute prima
Il totale delle sedute pagate e non fatte, e il loro valore, deve coincidere con quello calcolato sul vecchio archivio. Se non coincide, c’è un pacchetto sbagliato o mancante.
Da verificare la prima settimana
- Il numero delle clienti importate coincide con quello del file, meno i doppioni tolti.
- Ogni pacchetto aperto sulla carta esiste nel nuovo programma, con il residuo giusto.
- Le rate residue hanno la loro scadenza e compaiono fra quelle da incassare.
- I buoni non riscattati sono ritrovabili per codice.
- Le prenotazioni future sono tutte in agenda, con cabina e apparecchio.
- I consensi hanno una data; quelli senza data sono da rifirmare.
- Il vecchio archivio è salvato in un posto sicuro e consultabile.
Dopo un mese si fa l’ultimo controllo: si guarda chi ha concluso un pacchetto nel nuovo programma e si confronta con la carta. Se i conti tornano, l’archivio vecchio si chiude e resta solo come storico.
Con Omega
Il passaggio, un file alla volta
- Importazione da .xlsx, .csv o testo separato di clienti, prodotti e fornitori, con le colonne abbinate da sole ai campi.
- Le righe che non passano restano fuori con il numero di riga e il motivo accanto: correggi solo quelle.
- I pacchetti in corso si ricreano dalla scheda della cliente con le sedute già fatte, e il debito di sedute si confronta subito con quello di prima.
- Consensi separati da firmare col dito alla prima visita, con il testo congelato com’era alla firma.
