In breve
- La prova si fa con la tua settimana vera: le tue cabine, il tuo apparecchio che si sposta, i tuoi pacchetti in corso. Una demo con dati finti dimostra solo che il software si accende.
- Le domande che separano un gestionale da un’agenda sono cinque: apparecchi come risorse, pose e riassetto, sedute residue, anamnesi che avvisa, consensi separati.
- Prima di firmare chiedi come si esce: disdetta, durata del vincolo ed esportazione completa dei dati. È la domanda che nessuno fa e che decide quanto sei libera fra due anni.
Scegliere un gestionale per un centro estetico sembra una scelta di interfaccia: quale è più bello, quale ha l’app più comoda. In realtà è una scelta di vincoli. Un centro lavora con tre risorse insieme — l’operatrice, la cabina e spesso un apparecchio che si sposta fra le stanze — e vende percorsi pagati prima e consumati in mesi. Un programma che non conosce queste due cose va benissimo nella demo e si rompe il primo sabato pieno.
Qui sotto ci sono le domande da fare durante la prova, divise per argomento, con quello che deve succedere sullo schermo quando le fai. Valgono per qualsiasi prodotto: marketplace a commissione, gestionali italiani a canone fisso, software internazionali a prezzo per operatrice. Alla fine c’è una lista da spuntare.
01Prima della prova: cosa preparare
La prova serve solo se ci metti dentro la tua realtà. Prima di aprire l’account, prepara su un foglio le cose che nel tuo centro creano problemi: sono quelle da provare per prime, non le funzioni che il venditore ti mostra per prime.
Il materiale da portare alla prova
- L’elenco delle cabine, con quali trattamenti si fanno in quale cabina.
- Gli apparecchi, con quelli che si spostano fra le cabine (il laser, la radiofrequenza portatile) e quelli che lavorano da soli (pressoterapia, solarium).
- Una settimana tipo presa dalla tua agenda, compreso il sabato più pieno.
- Due o tre pacchetti in corso reali, con sedute fatte, sedute residue e rate ancora da incassare.
- I moduli di consenso e di anamnesi che usi oggi, anche se sono di carta.
- Come paghi le operatrici: percentuale sui trattamenti, sui prodotti, fisso, o un misto.
02L’agenda: operatrice, cabina e apparecchio
È la parte dove i programmi nati per altri mestieri cedono per primi. Un’agenda che conosce solo le operatrici non sa che la cabina con il lettino per il laser è una sola; una che conosce le cabine ma non gli apparecchi non sa che il laser, uno solo, oggi è nella cabina 2 e domani nella 1.
- 1
Prenota lo stesso apparecchio due volte alla stessa ora
In due cabine diverse, con due operatrici diverse. Il programma deve fermarti. Se ti lascia fare, quel doppio lo scoprirai con due clienti in attesa.
- 2
Prova una seduta con la posa
Una maschera da venti minuti o una pressoterapia: la cabina resta occupata, le mani dell’operatrice no. Il gestionale deve permetterti di incastrare una ceretta in un’altra cabina in quei minuti.
- 3
Controlla il riassetto
Dopo un trattamento corpo servono dieci minuti per cambiare il lettino. Devono stare in agenda come tempo della cabina, non come tempo che l’operatrice si inventa.
- 4
Prenota dal link pubblico
Apri la pagina di prenotazione come se fossi una cliente. Gli orari proposti devono tener conto di cabina e apparecchio, non solo dell’operatrice.
- 5
Sposta una giornata intera
Un’operatrice si ammala: quanto ci vuoi a spostare otto appuntamenti e avvisare le clienti?
03La cliente, l’anamnesi e i percorsi
| Domanda da fare | Cosa deve succedere sullo schermo |
|---|---|
| L’anamnesi è un campo note o sono caselle? | Caselle (gravidanza, pacemaker, protesi metalliche, farmaci fotosensibilizzanti, allergie) che il programma sa leggere. |
| Se la cliente è in gravidanza e prenoto una radiofrequenza? | Un avviso o un blocco prima della seduta, non una nota che nessuno rilegge. |
| Dove registro il patch test? | Data ed esito, con l’avviso se il trattamento cade prima delle 48 ore o se il test manca. |
| I consensi sono separati? | Privacy, dati di salute, consenso al trattamento, foto e social: firme distinte, con il testo conservato com’era alla firma. |
| Vendo 10 sedute laser in 3 rate: cosa vedo? | Pagato, fatto, residuo e rate con scadenza. Ogni seduta conclusa si scala da sola. |
| Un percorso misto? | «5 pressoterapie + 5 linfodrenaggi» come un percorso solo, con due contatori separati. |
| Quanto lavoro ho già incassato e non ancora fatto? | Un numero: il debito di sedute del centro, non solo il residuo della singola cliente. |
La domanda sul debito di sedute è quella che fa più differenza a fine anno. A gennaio si vendono percorsi e il conto sembra pieno, ma una parte di quei soldi è lavoro da fare fino ad aprile, con i suoi costi di prodotto e di ore. Il perché è spiegato in pacchetti e percorsi prepagati; qui basta verificare che il programma lo sappia calcolare.
04Soldi, squadra e uscita
- Provvigioni: chiedi cosa succede quando un percorso lo vende una collega e lo esegue un’altra. La vendita va a chi l’ha chiusa, la seduta a chi l’ha fatta, e i prodotti con una percentuale propria.
- Magazzino di cabina: i prodotti usati sul lettino sono un costo, quelli venduti al banco un ricavo. Il programma deve tenerli separati e scaricare i primi quando concludi il trattamento.
- Cassa e fisco: chiedi come si certifica l’incasso — registratore telematico, documento commerciale sul portale dell’Agenzia, fattura — e come passano rate, acconti, buoni e pacchetti. Il dettaglio è in corrispettivi del centro estetico.
- Permessi: la receptionist deve poter fissare appuntamenti senza leggere l’anamnesi.
- Esportazione: chiedi di scaricare tutto — clienti, storico, pacchetti, consensi — in un formato leggibile, anche dopo la disdetta.
- Vincolo: durata minima del contratto, rinnovo automatico, preavviso di disdetta, penali. Scritti, non detti.
| Famiglia di prodotto | Punto di forza tipico | Cosa verificare |
|---|---|---|
| Marketplace a commissione | Visibilità verso clienti nuove, app molto curata | Percentuale sulla prima visita, durata del contratto, a chi appartiene il contatto della cliente |
| Gestionali a canone fisso | Costo prevedibile, funzioni pensate per il mercato italiano | Cosa è compreso nel canone e cosa è un modulo a parte |
| Software internazionali a operatrice | Prodotti maturi, molte integrazioni | Quanto sale il prezzo a ogni collega in più, fisco italiano, assistenza in italiano |
La lista prima di firmare
- Lo stesso apparecchio non si prenota due volte, nemmeno dal link pubblico.
- Le pose liberano l’operatrice e tengono occupata la cabina.
- Il riassetto della cabina è un tempo in agenda.
- L’anamnesi è fatta di caselle che avvisano prima della seduta.
- Patch test con data, esito e controllo delle 48 ore.
- Consensi separati, firmati sul tablet o dal telefono della cliente.
- Pacchetti anche misti, con rate, residuo e debito di sedute.
- Provvigioni che distinguono chi vende da chi esegue.
- Una strada fiscale chiara per ogni tipo di incasso.
- Esportazione completa dei dati e disdetta senza penali.
Con Omega
Le domande della prova, già risolte
- Agenda per operatrice, cabina e apparecchio: il laser si sposta fra le cabine e non si prenota due volte, nemmeno dal link.
- Anamnesi a caselle incrociata con l’apparecchio prima della seduta, patch test con le 48 ore, consensi separati firmati col dito.
- Percorsi anche misti con acconto e rate, sedute residue e debito di sedute sempre in vista; provvigioni divise fra chi vende e chi esegue.
- Canone fisso per sede, operatrici e cabine senza limiti, nessun vincolo e i dati esportabili interi quando vuoi.
