In breve
- Il costo del personale intorno al 35% dei ricavi è un riferimento: molto sopra, i prezzi o l’occupazione non reggono.
- In un centro che vende percorsi, una parte dell’incasso è lavoro ancora da fare: il debito di sedute va letto accanto al fatturato.
- L’occupazione si misura per cabina e per apparecchio, non solo per operatrice: il laser fermo è un costo che corre.
In Omega Estetica: Occupazione per cabina e per apparecchio, con la resa oraria della macchina che stai pagando. Provalo un mese gratis, senza carta.
Quasi ogni titolare di un centro estetico sa quanto ha incassato il mese scorso. Molte meno sanno quanto di quell’incasso era lavoro già pagato e ancora da fare, quante ore il laser è rimasto spento, o quante clienti nuove sono tornate una seconda volta. Sono i numeri che distinguono un mese buono da un mese che sembra buono.
Non servono cruscotti complicati: servono nove numeri, calcolati sempre allo stesso modo e letti una volta al mese, confrontati con il mese prima e con lo stesso mese dell’anno prima. I riferimenti che trovi qui sono indicativi e vengono da casi studio e dal mercato anglosassone: il tuo riferimento più utile resta il tuo storico.
01I nove numeri, e come si calcolano
| Numero | Come si calcola | Segnale |
|---|---|---|
| Prezzo medio per trattamento | Incasso da trattamenti ÷ trattamenti eseguiti | Un caso studio di settore riporta circa 38 €: molto sotto, il listino è sbilanciato su servizi brevi o troppo scontato |
| Costo del personale | Stipendi lordi + contributi + ratei ÷ ricavi | Intorno al 35% è un riferimento; sopra il 45% il centro lavora per pagare le persone |
| Occupazione delle cabine | Ore di cabina prenotate ÷ ore di cabina disponibili | Sotto il 60% i costi fissi pesano troppo su ogni seduta |
| Occupazione degli apparecchi | Ore di utilizzo ÷ ore disponibili, per apparecchio | Un apparecchio costoso sotto il 30% è un leasing che corre a vuoto |
| Quota prepagata | Incasso da pacchetti e percorsi ÷ incasso totale | Alta è un buon segno solo se il debito di sedute resta sotto controllo |
| Debito di sedute | Sedute residue × valore unitario pagato | Lavoro già incassato da fare: non è guadagno finché la seduta non è fatta |
| Rivendita sul fatturato | Incasso prodotti ÷ incasso totale | Fra il 5% e il 15% è la fascia di un centro che la lavora |
| Rebooking | Clienti uscite con il prossimo appuntamento ÷ clienti servite | Il riferimento anglosassone è 65–85%: è il numero che predice i prossimi mesi |
| Clienti perse | Clienti senza visite oltre il loro ritmo (es. 90 giorni) | Se cresce, non basta cercare clienti nuove: stai perdendo quelle che hai |
Tre di questi — occupazione degli apparecchi, quota prepagata e debito di sedute — sono tipici del centro estetico e mancano in quasi tutti i fogli di calcolo copiati da altri settori. Sono anche quelli che chiariscono più sorprese a fine anno.
02Occupazione: operatrice, cabina e apparecchio
In un centro estetico ogni seduta occupa fino a tre risorse: chi lavora, la cabina e spesso un apparecchio. Misurarne una sola porta a conclusioni sbagliate. Un’operatrice piena al 90% con una cabina al 50% dice che manca una persona, non una stanza; un laser al 25% con operatrici piene dice che il problema è l’agenda del laser, non la domanda.
Resa oraria dell’apparecchio = Incasso delle sedute con l’apparecchio ÷ Ore di utilizzo
Confrontala con il costo orario dell’apparecchio (rata o ammortamento + manutenzione, divisi per le ore di apertura): è il numero che dice se il laser si sta ripagando.
- Cabina occupata, operatrice libera: pressoterapia, maschere in posa, lampade. Sono minuti in cui l’operatrice può fare altro: se l’agenda non lo sa, li perdi.
- Riassetto: i minuti per cambiare il lettino e pulire vanno contati come occupazione della cabina, non come tempo libero. Altrimenti l’occupazione sembra bassa e l’agenda è in affanno.
- Fasce morte: l’occupazione media nasconde il martedì mattina vuoto e il sabato strapieno. Guardala per fascia oraria, almeno una volta a trimestre.
03Prepagato e debito di sedute: il conto che la banca non dice
A gennaio vendi venti percorsi da dieci sedute e il conto corrente sembra pieno. Ma quei soldi pagano lavoro che farai fino ad aprile, con il suo tempo di cabina, i suoi prodotti e le sue ore di personale. Il debito di sedute è il valore di quel lavoro ancora da fare.
Debito di sedute = Σ (Sedute residue del pacchetto × Prezzo pagato ÷ Sedute totali del pacchetto)
Un pacchetto laser da 6 sedute pagato 240 € con 4 sedute residue vale 160 € di debito. Sommato su tutti i pacchetti aperti, è quanto lavoro devi ancora al prezzo che ti è già stato pagato.
| Situazione | Cosa vuol dire |
|---|---|
| Quota prepagata alta, debito stabile | Le clienti comprano e consumano: sano |
| Quota prepagata alta, debito che cresce | Vendi più di quanto fai: fra qualche mese lavorerai molto incassando poco |
| Debito alto con pacchetti fermi da mesi | Clienti che non tornano: vanno richiamate prima che il pacchetto scada in silenzio |
| Quota prepagata bassa | Vendi seduta per seduta: meno cassa anticipata, ma anche meno clienti legate a un percorso |
04Come leggerli ogni mese, in mezz’ora
- 1
Scegli una data fissa
Il primo lunedì del mese, per esempio. I numeri letti quando capita non si confrontano.
- 2
Confronta con il mese prima e con l’anno prima
Dicembre si confronta con dicembre: la stagionalità nel centro estetico è forte (epilazione in primavera, trattamenti viso in autunno).
- 3
Guarda prima i tre che anticipano
Rebooking, clienti perse e debito di sedute dicono cosa succederà nei prossimi mesi; il fatturato dice solo cosa è già successo.
- 4
Scegli una cosa sola da cambiare
Se il rebooking è al 40%, il mese dopo si lavora su quello: fissare il prossimo appuntamento prima che la cliente esca.
- 5
Annota cosa hai cambiato
Tre mesi dopo saprai se ha funzionato, invece di ricordarlo a sensazione.
La mezz’ora del mese
- Incasso totale, di cui trattamenti, prodotti e prepagato.
- Prezzo medio per trattamento e costo del personale sui ricavi.
- Occupazione per cabina e per apparecchio.
- Debito di sedute a fine mese, confrontato con quello del mese prima.
- Rebooking e numero di clienti perse.
- Una decisione scritta per il mese che comincia.
Per decidere prezzi e pacchetti serve un passo in più: il margine di ciascun trattamento con il tempo di cabina dentro, che trovi in margine per trattamento.
Con Omega
Le statistiche di un centro, non di un negozio
- Occupazione per cabina e per apparecchio, con la resa oraria della macchina che stai pagando.
- Quota prepagata e debito di sedute accanto all’incasso, stimati sulle sedute residue di ogni pacchetto.
- Rebooking, clienti perse, consulenze chiuse e peso della rivendita, per periodo e per operatrice.
- Margine trattamento per trattamento dalla distinta di cabina, con gli obiettivi decisi da te.
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