In breve
- Il costo del personale intorno al 35% dei ricavi è un riferimento: molto sopra, i prezzi o l’occupazione non reggono.
- In un centro che vende percorsi, una parte dell’incasso è lavoro ancora da fare: il debito di sedute va letto accanto al fatturato.
- L’occupazione si misura per cabina e per apparecchio, non solo per operatrice: il laser fermo è un costo che corre.
Quasi ogni titolare di un centro estetico sa quanto ha incassato il mese scorso. Molte meno sanno quanto di quell’incasso era lavoro già pagato e ancora da fare, quante ore il laser è rimasto spento, o quante clienti nuove sono tornate una seconda volta. Sono i numeri che distinguono un mese buono da un mese che sembra buono.
Non servono cruscotti complicati: servono nove numeri, calcolati sempre allo stesso modo e letti una volta al mese, confrontati con il mese prima e con lo stesso mese dell’anno prima. I riferimenti che trovi qui sono indicativi e vengono da casi studio e dal mercato anglosassone: il tuo riferimento più utile resta il tuo storico.
01I nove numeri, e come si calcolano
| Numero | Come si calcola | Segnale |
|---|---|---|
| Prezzo medio per trattamento | Incasso da trattamenti ÷ trattamenti eseguiti | Un caso studio di settore riporta circa 38 €: molto sotto, il listino è sbilanciato su servizi brevi o troppo scontato |
| Costo del personale | Stipendi lordi + contributi + ratei ÷ ricavi | Intorno al 35% è un riferimento; sopra il 45% il centro lavora per pagare le persone |
| Occupazione delle cabine | Ore di cabina prenotate ÷ ore di cabina disponibili | Sotto il 60% i costi fissi pesano troppo su ogni seduta |
| Occupazione degli apparecchi | Ore di utilizzo ÷ ore disponibili, per apparecchio | Un apparecchio costoso sotto il 30% è un leasing che corre a vuoto |
| Quota prepagata | Incasso da pacchetti e percorsi ÷ incasso totale | Alta è un buon segno solo se il debito di sedute resta sotto controllo |
| Debito di sedute | Sedute residue × valore unitario pagato | Lavoro già incassato da fare: non è guadagno finché la seduta non è fatta |
| Rivendita sul fatturato | Incasso prodotti ÷ incasso totale | Fra il 5% e il 15% è la fascia di un centro che la lavora |
| Rebooking | Clienti uscite con il prossimo appuntamento ÷ clienti servite | Il riferimento anglosassone è 65–85%: è il numero che predice i prossimi mesi |
| Clienti perse | Clienti senza visite oltre il loro ritmo (es. 90 giorni) | Se cresce, non basta cercare clienti nuove: stai perdendo quelle che hai |
Tre di questi — occupazione degli apparecchi, quota prepagata e debito di sedute — sono tipici del centro estetico e mancano in quasi tutti i fogli di calcolo copiati da altri settori. Sono anche quelli che chiariscono più sorprese a fine anno.
02Occupazione: operatrice, cabina e apparecchio
In un centro estetico ogni seduta occupa fino a tre risorse: chi lavora, la cabina e spesso un apparecchio. Misurarne una sola porta a conclusioni sbagliate. Un’operatrice piena al 90% con una cabina al 50% dice che manca una persona, non una stanza; un laser al 25% con operatrici piene dice che il problema è l’agenda del laser, non la domanda.
Resa oraria dell’apparecchio = Incasso delle sedute con l’apparecchio ÷ Ore di utilizzo
Confrontala con il costo orario dell’apparecchio (rata o ammortamento + manutenzione, divisi per le ore di apertura): è il numero che dice se il laser si sta ripagando.
- Cabina occupata, operatrice libera: pressoterapia, maschere in posa, lampade. Sono minuti in cui l’operatrice può fare altro: se l’agenda non lo sa, li perdi.
- Riassetto: i minuti per cambiare il lettino e pulire vanno contati come occupazione della cabina, non come tempo libero. Altrimenti l’occupazione sembra bassa e l’agenda è in affanno.
- Fasce morte: l’occupazione media nasconde il martedì mattina vuoto e il sabato strapieno. Guardala per fascia oraria, almeno una volta a trimestre.
03Prepagato e debito di sedute: il conto che la banca non dice
A gennaio vendi venti percorsi da dieci sedute e il conto corrente sembra pieno. Ma quei soldi pagano lavoro che farai fino ad aprile, con il suo tempo di cabina, i suoi prodotti e le sue ore di personale. Il debito di sedute è il valore di quel lavoro ancora da fare.
Debito di sedute = Σ (Sedute residue del pacchetto × Prezzo pagato ÷ Sedute totali del pacchetto)
Un pacchetto laser da 6 sedute pagato 240 € con 4 sedute residue vale 160 € di debito. Sommato su tutti i pacchetti aperti, è quanto lavoro devi ancora al prezzo che ti è già stato pagato.
| Situazione | Cosa vuol dire |
|---|---|
| Quota prepagata alta, debito stabile | Le clienti comprano e consumano: sano |
| Quota prepagata alta, debito che cresce | Vendi più di quanto fai: fra qualche mese lavorerai molto incassando poco |
| Debito alto con pacchetti fermi da mesi | Clienti che non tornano: vanno richiamate prima che il pacchetto scada in silenzio |
| Quota prepagata bassa | Vendi seduta per seduta: meno cassa anticipata, ma anche meno clienti legate a un percorso |
04Come leggerli ogni mese, in mezz’ora
- 1
Scegli una data fissa
Il primo lunedì del mese, per esempio. I numeri letti quando capita non si confrontano.
- 2
Confronta con il mese prima e con l’anno prima
Dicembre si confronta con dicembre: la stagionalità nel centro estetico è forte (epilazione in primavera, trattamenti viso in autunno).
- 3
Guarda prima i tre che anticipano
Rebooking, clienti perse e debito di sedute dicono cosa succederà nei prossimi mesi; il fatturato dice solo cosa è già successo.
- 4
Scegli una cosa sola da cambiare
Se il rebooking è al 40%, il mese dopo si lavora su quello: fissare il prossimo appuntamento prima che la cliente esca.
- 5
Annota cosa hai cambiato
Tre mesi dopo saprai se ha funzionato, invece di ricordarlo a sensazione.
La mezz’ora del mese
- Incasso totale, di cui trattamenti, prodotti e prepagato.
- Prezzo medio per trattamento e costo del personale sui ricavi.
- Occupazione per cabina e per apparecchio.
- Debito di sedute a fine mese, confrontato con quello del mese prima.
- Rebooking e numero di clienti perse.
- Una decisione scritta per il mese che comincia.
Per decidere prezzi e pacchetti serve un passo in più: il margine di ciascun trattamento con il tempo di cabina dentro, che trovi in margine per trattamento.
Con Omega
Le statistiche di un centro, non di un negozio
- Occupazione per cabina e per apparecchio, con la resa oraria della macchina che stai pagando.
- Quota prepagata e debito di sedute accanto all’incasso, stimati sulle sedute residue di ogni pacchetto.
- Rebooking, clienti perse, consulenze chiuse e peso della rivendita, per periodo e per operatrice.
- Margine trattamento per trattamento dalla distinta di cabina, con gli obiettivi decisi da te.
