In breve
- Esistono tre modelli di prezzo: a operatrice, a canone fisso per sede e a commissione sulle prenotazioni. Con tre operatrici e molte clienti nuove, lo stesso servizio può costare da poche centinaia a diverse migliaia di euro l’anno.
- Le voci che si dimenticano sono i messaggi a consumo, i moduli a parte e la percentuale sulla prima visita.
- Il vincolo di durata e il rinnovo automatico sono un costo anche se non hanno un prezzo: decidono quanto paghi il giorno in cui vuoi cambiare.
Chiedere «quanto costa» a un produttore di gestionali porta quasi sempre a un numero solo: il canone mensile. Il numero è vero, ma raramente è il costo. Su quel canone si sommano il prezzo delle colleghe in più, gli SMS e i messaggi WhatsApp, i moduli venduti a parte, le commissioni sulle prenotazioni e, a volte, un costo di avvio.
In questa guida ci sono i tre modelli di prezzo che si trovano sul mercato, le voci da aggiungere al canone e un esempio calcolato su un centro con tre operatrici. I numeri sono indicativi: i listini cambiano spesso, e vanno riletti sulla pagina del prodotto il giorno in cui decidi.
01I tre modelli di prezzo
| Modello | Come si paga | Ordine di grandezza | Quando pesa |
|---|---|---|---|
| A operatrice | Un importo al mese per ogni persona in agenda | Circa 13–40 € per operatrice al mese nei software internazionali | Cresce a ogni collega in più, anche part-time |
| Canone fisso per sede | Un importo per centro, di solito con utenti compresi fino a una soglia o senza limiti | Circa 600–1.200 € l’anno per i gestionali italiani | Quando i moduli utili sono venduti a parte |
| A commissione | Ingresso gratuito o basso, percentuale sulle prenotazioni | Fino al 25% sulla prima visita di una cliente nuova arrivata dal marketplace | Quando arrivano molte clienti nuove, cioè proprio quando il centro cresce |
Nessuno dei tre è sbagliato in sé. Il modello a operatrice è conveniente per chi lavora da sola; il canone fisso è prevedibile e premia chi ha più colleghe; la commissione ha senso se il marketplace porta davvero clienti che da sola non troveresti. Il problema nasce quando si sceglie guardando solo la cifra d’ingresso.
02Le voci che non stanno nel canone
- SMS e WhatsApp: gli SMS si pagano a pacchetti o a consumo oltre una soglia; i messaggi WhatsApp inviati dalle piattaforme ufficiali sono tariffati da Meta a messaggio, con prezzi diversi per categoria (servizio, marketing, autenticazione). Un centro che manda promemoria, conferme e richiami arriva facilmente a qualche centinaio di messaggi al mese.
- Moduli a parte: prenotazione online, fedeltà, app per le clienti, marketing, magazzino. Chiedi il prezzo della configurazione che userai davvero, non di quella base.
- Pagamenti online: le caparre e i pagamenti anticipati hanno una commissione del circuito o della piattaforma, a volte con un ricarico.
- Avvio e formazione: alcuni prodotti fanno pagare l’attivazione, l’importazione dei dati o le ore di formazione.
- Hardware: tablet per le firme, stampante, registratore telematico se il gestionale non ne fa a meno.
- Il tuo tempo: un programma che ti costringe a scrivere due volte lo stesso incasso costa ore ogni settimana. Non è in fattura, ma si paga.
Costo annuo = (Canone + Operatrici × prezzo a testa + Moduli) × 12 + Messaggi + Commissioni + Avvio
Fai il conto sulla configurazione che userai fra un anno, non su quella di oggi: se prevedi di prendere una collega, mettila nel conto.
03Un esempio: tre operatrici e quaranta clienti nuove al mese
Un centro con tre operatrici, due cabine e un laser. Arrivano circa 40 clienti nuove al mese, di cui metà dal marketplace nel modello a commissione; il primo trattamento medio vale 60 €. Si mandano circa 500 messaggi al mese fra conferme, promemoria e richiami.
| Voce annua (esempio) | A operatrice | Canone fisso | A commissione |
|---|---|---|---|
| Canone o prezzo a testa | 3 × 30 € × 12 = 1.080 € | 80 € × 12 = 960 € | 0 € |
| Moduli (prenotazione online, fedeltà) | ~300 € | ~0–300 € | ~0 € |
| Messaggi (500 al mese oltre soglia) | ~400 € | ~400 € | ~400 € |
| Commissioni (20 nuove × 60 € × 25% × 12) | 0 € | 0 € | 3.600 € |
| Totale indicativo | ~1.800 € | ~1.400 € | ~4.000 € |
La riga che sposta tutto è quella delle commissioni: nel modello a commissione il costo cresce proprio quando il centro cresce. Per fare il conto con i tuoi numeri c’è il calcolatore del costo delle commissioni, che confronta la percentuale con un canone fisso e si usa senza registrarsi.
04Le clausole da leggere prima di firmare
- 1
Durata minima
Mensile, annuale o pluriennale. Un contratto di dodici mesi non è un problema se lo sai: lo diventa se lo scopri alla disdetta.
- 2
Rinnovo automatico e preavviso
Quanti giorni prima della scadenza va mandata la disdetta, e come. Segnalo in agenda il giorno in cui firmi.
- 3
Aumenti di prezzo
Se e con che preavviso il canone può cambiare al rinnovo.
- 4
Penali di uscita
Alcuni contratti chiedono una percentuale dei canoni residui. Va letta prima, non dopo.
- 5
Proprietà ed esportazione dei dati
I dati delle clienti sono tuoi: il contratto deve dire in che formato li riavrai e per quanto tempo restano scaricabili dopo la disdetta.
Il preventivo da farsi mandare
- Prezzo mensile con il numero di operatrici che avrai fra un anno.
- Elenco dei moduli compresi e di quelli a pagamento.
- Costo dei messaggi oltre la soglia inclusa.
- Percentuali su prenotazioni e pagamenti online, se ci sono.
- Costi di avvio, importazione e formazione.
- Durata, rinnovo, preavviso e penali.
Con Omega
Un prezzo solo, scritto una volta
- 49 € al mese per sede, con operatrici, cabine e apparecchi senza limiti: nessun prezzo a testa.
- Tutti i moduli compresi: agenda, prenotazioni online, anamnesi e consensi, percorsi a rate, magazzino, cassa, statistiche.
- Nessuna commissione sulle prenotazioni, nemmeno sulla prima visita; i messaggi restano del tuo fornitore, senza ricarico.
- Primo mese gratis senza carta, nessun vincolo di durata e i dati esportabili interi anche dopo la disdetta.
