In breve
- Ogni appuntamento occupa tre cose: l’operatrice, la cabina e spesso un apparecchio. Un gestionale che ne conosce una sola fa doppi.
- L’anamnesi serve solo se qualcuno la rilegge prima della seduta: il gestionale deve incrociarla con il trattamento, non conservarla.
- I percorsi prepagati sono lavoro già incassato e ancora da fare: se il gestionale non conta le sedute residue, non lo conta nessuno.
Quasi tutti i programmi per centri estetici nascono come agende: una colonna per operatrice, un blocco colorato per appuntamento. Funzionano finché il centro ha una cabina e nessun apparecchio. Dal momento in cui c’è un laser che si sposta fra due stanze, una pressoterapia che lavora da sola e un pacchetto da dieci sedute pagato a rate, l’agenda da sola non basta più, e i buchi si coprono con il quaderno, il foglio Excel e la memoria della titolare.
Questa guida elenca le cose che un gestionale per un centro estetico deve fare, in ordine di importanza, e dice perché. Non è un confronto fra prodotti: è la lista con cui mettere alla prova qualunque programma, compreso quello che usi già. Per le domande da fare durante una prova c’è [la guida alla scelta](/guide/gestionale-centro-estetico-come-sceglierlo).
01L’agenda: operatrice, cabina e apparecchio insieme
In un centro estetico un appuntamento è valido solo se sono libere tre risorse: chi lavora, la stanza e, per molti trattamenti, la macchina. La macchina è la più traditrice, perché spesso non sta ferma in una cabina: il laser o la luce pulsata girano fra due stanze, e in agenda risultano liberi anche quando sono già dall’altra parte del corridoio.
| Situazione | Agenda per sola operatrice | Agenda a tre vincoli |
|---|---|---|
| Laser alle 15 in cabina 1 e in cabina 2 | Accetta entrambi: lo scopri con due clienti in attesa | Ferma il secondo prima di salvarlo |
| Pressoterapia di 40 minuti | Blocca l’operatrice per 40 minuti | Blocca cabina e macchina, l’operatrice è libera |
| Pulizia viso in cabina con lavabo | Qualsiasi cabina va bene | Propone solo le cabine attrezzate |
| Apparecchio in manutenzione | Nessuno lo sa | Non si può prenotare fino al rientro |
| Prenotazione online di sera | Propone orari che poi vanno spostati | Propone solo orari in cui ci sono tutte e tre |
Il secondo pezzo dell’agenda sono i tempi. Un trattamento non è un blocco unico: c’è la preparazione, il lavoro vero, spesso una posa (la maschera, il fango, la pressoterapia) e il riassetto della cabina. Nella posa la cabina è occupata ma le mani sono libere, e ci sta una ceretta o una manicure; nel riassetto la cabina non si può dare a nessuno. Un’agenda che non distingue questi tempi o fa perdere minuti buoni o crea corse fra una cliente e l’altra. Il dettaglio è in agenda per cabine e apparecchi.
02Prima della cabina: anamnesi, patch test, consensi
La cartella della cliente è il punto in cui un centro estetico si protegge o si espone. Gravidanza, pacemaker, protesi metalliche, farmaci fotosensibilizzanti, allergie alla colla delle ciglia: sono informazioni che la cliente dichiara una volta e che contano ogni volta che si accende un apparecchio. Scritte in un campo note, nessuno le rilegge; scritte come caselle, il gestionale può incrociarle con il trattamento prenotato.
Cosa deve controllare prima di ogni seduta
- Che l’anamnesi ci sia e non sia vecchia: una dichiarazione di due anni fa non protegge nessuno.
- Che le condizioni dichiarate non siano controindicazioni per quell’apparecchio (radiofrequenza e gravidanza, elettrostimolazione e pacemaker, laser e abbronzatura recente).
- Che il fototipo sia registrato prima di laser, luce pulsata e lampade.
- Che il patch test, dove serve, sia negativo e fatto almeno 48 ore prima.
- Che il consenso informato per quel trattamento sia firmato.
- Che l’operatrice assegnata sia formata su quell’apparecchio e che la manutenzione non sia scaduta.
Poi c’è la privacy. L’anamnesi contiene dati relativi alla salute, che il regolamento europeo tratta come categoria particolare: vanno raccolti con un consenso esplicito, tenuti separati dal consenso al marketing e alle foto, e visibili solo a chi lavora in cabina. Un gestionale che mostra le allergie a chiunque apra la scheda, receptionist comprese, sta facendo la cosa sbagliata con la migliore intenzione. Il quadro completo è in anamnesi, foto e privacy.
03Percorsi, pacchetti e rate: il conto delle sedute
Un centro estetico vende percorsi più che sedute singole: sei sedute di laser, dieci pressoterapie, un percorso misto di radiofrequenza e linfodrenaggio. È un vantaggio enorme — la cliente torna, il calendario si riempie in anticipo, l’incasso arriva prima — a patto di tenere il conto giusto. Quando il conto è su un quaderno, arrivano le discussioni del tipo «ne avevo ancora due».
- Contatore per ogni trattamento del percorso, che si scala da solo quando l’appuntamento si conclude, non a mano a fine giornata.
- Acconto e rate con la loro scadenza, e un avviso alla prenotazione se una rata è scaduta.
- Scadenza e proroga del pacchetto, con un promemoria prima che scada in silenzio.
- Residuo visibile alla cliente, per esempio nel messaggio dopo la seduta: è la cosa che toglie di mezzo le contestazioni.
- Chiusura a metà con il valore delle sedute non fatte, da rimborsare o trasformare in buono.
Debito di sedute = Σ (sedute pagate e non ancora fatte × valore della seduta nel pacchetto)
Venti percorsi da 6 sedute a 240 € venduti a gennaio, con metà delle sedute fatte a marzo: 60 sedute da 40 € = 2.400 € di lavoro già incassato che devi ancora fare.
È il numero che il conto in banca non dice: una parte dei soldi incassati a gennaio è lavoro da fare fino ad aprile, con i suoi costi di cabina, prodotto e ore. Come si costruiscono i percorsi e cosa succede quando una cliente si ferma sta in pacchetti e percorsi prepagati.
04Prenotazioni, promemoria e richiami sul ritmo
Il telefono che squilla mentre hai le mani sul viso di una cliente è il problema più raccontato dalle titolari. La prenotazione online lo risolve solo se propone orari veri, cioè orari in cui operatrice, cabina e apparecchio sono liberi, e se il link è tuo: i marketplace portano clienti nuove ma possono trattenere una percentuale importante della prima visita, e la cliente resta un po’ anche loro.
| Funzione | A cosa serve | Cosa guardare |
|---|---|---|
| Link di prenotazione tuo | Prenotare anche di notte senza intermediari | Nessuna commissione, anche sulla prima visita |
| Promemoria il giorno prima | Ridurre le mancate presentazioni | Conferma o disdetta con un tocco |
| Caparra facoltativa | Proteggere i trattamenti lunghi | Attivabile per servizio o per cliente |
| Lista d’attesa | Rivendere il posto liberato | Proposta a chi può davvero prenderlo |
| Richiamo «è ora della prossima seduta» | Far tornare la cliente al momento giusto | Calcolato sul ritmo del trattamento |
Il richiamo merita una riga a parte. Il semipermanente torna dopo circa tre settimane, il refill delle ciglia dopo due o tre, la ceretta dopo quattro, la pulizia viso dopo quattro-sei, il laser sulla stessa zona dopo un mese o più. Un richiamo uguale per tutte («non ti vediamo da 60 giorni») arriva tardi per chi fa le unghie e troppo presto per chi fa il laser alle gambe. Il richiamo utile parte sul ritmo di quel trattamento ed esclude chi ha già il prossimo appuntamento. Le altre leve per far tornare le clienti sono in fidelizzare le clienti.
05Cassa, magazzino di cabina e numeri
- Cassa e fisco: il documento commerciale va emesso al pagamento, anche parziale. Un gestionale deve far passare dallo stesso punto sedute, rate, acconti, buoni e la crema venduta al banco, e seguire la strada fiscale che hai scelto — registratore telematico, documento commerciale sul portale dell’Agenzia o fattura. Dettagli in corrispettivi e incassi.
- Magazzino di cabina separato dalla rivendita: la crema che vendi è ricavo, il latte detergente che usi è costo. Con una distinta per trattamento (10 ml di detergente, una maschera, un lenzuolino) la giacenza cala concludendo e il costo vero del trattamento si legge.
- Provvigioni: nei centri con più operatrici il percorso lo vende una e le sedute le fa un’altra. Il conto giusto dà la vendita a chi l’ha chiusa e la seduta a chi l’ha eseguita.
- Registro degli apparecchi: matricola, dichiarazione di conformità, manutenzioni con scadenza e operatrici formate, come chiede il D.M. 206/2015. Vedi apparecchi estetici e D.M. 206/2015.
- Statistiche del centro, non del negozio: occupazione di cabine e apparecchi, quota prepagata, clienti che rifissano prima di uscire, margine per trattamento. Quali numeri e come si leggono è in i numeri del centro estetico.
La prova dei dieci minuti
- Prenota lo stesso apparecchio alla stessa ora in due cabine: il gestionale deve fermarti.
- Prenota una radiofrequenza a una cliente con «gravidanza» spuntata: deve avvisarti prima.
- Vendi un percorso di 6 sedute in 3 rate e concludi una seduta: il residuo deve scendere da solo.
- Chiedi quante sedute hai già incassato e non ancora fatto: deve esserci un numero.
- Apri il link di prenotazione dal telefono: gli orari proposti devono tenere conto dell’apparecchio.
- Chiedi l’esportazione completa dei dati: deve essere possibile, sempre.
Con Omega
Omega Estetica, in quattro righe
- Agenda per operatrice, cabina e apparecchio, con la posa che libera le mani e il riassetto della cabina già contato — anche sul link di prenotazione.
- Un semaforo su ogni appuntamento: anamnesi incrociata con l’apparecchio, patch test, fototipo, consenso, abilitazione e manutenzione, controllati la mattina.
- Percorsi anche misti con acconto e rate, sedute che si scalano concludendo e il debito di sedute sempre in vista.
- Link di prenotazione senza commissioni, promemoria e richiami sul ritmo del trattamento: 49 € al mese per sede, operatrici e cabine senza limiti, primo mese gratis.
